KitaKerja.com – Posisi admin merupakan salah satu pilar penting dalam kelancaran operasional sebuah perusahaan. Mulai dari mengelola dokumen, mengatur jadwal, hingga berkomunikasi dengan berbagai departemen, tugas admin sangat beragam dan menuntut keterampilan khusus, jika anda tertarik melamar pada posisi ini anda haruslah memperhatikan beberapa hal berikut:
Resume yang Menonjol
Resume adalah kesan pertama yang akan dilihat oleh perekrut untuk itu pastikan resume anda menarik, jelas, dan relevan dengan posisi yang dilamar. Berikut ini beberapa hal yang wajib kamu cantumkan dalam resume:
Cantumkan pengalaman kerja: Jelaskan pengalaman kerja kamu yang berhubungan dengan administrasi atau pekerjaan lain yang membutuhkan keterampilan serupa.
Cantumkan keterampilan teknis: Sertakan juga kemampuan kamu dalam menguasai perangkat lunak yang mendukung pekerjaan administrasi sepersi Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), applikasi administrasi, dll.
Cantumkan soft skill: Tunjukkan juga bahwa kamu memiliki kemampuan komunikasi, multitasking, problem solving, dan manajemen waktu yang baik.
- Tips: Buat resume yang terstruktur dengan rapi, gunakan bullet points untuk memudahkan pembaca dalam memahami poin-poin utama.
Cover Letter yang Menarik
Selain resume, cover letter juga penting untuk menjelaskan mengapa Anda cocok untuk posisi admin yang dilamar. Tulis cover letter yang menjelaskan, motivasi anda untuk melamar posisi tersebut. Pengalaman yang relevan yang menunjukkan bahwa Anda mampu menjalankan tugas administratif dengan baik dan bagaimana Anda bisa membawa nilai tambah bagi perusahaan melalui keterampilan yang Anda miliki.
- Tips: Jaga cover letter tetap singkat dan to the point, namun pastikan Anda menonjolkan antusiasme dan ketertarikan terhadap posisi yang dilamar.
Siapkan Jawaban untuk Pertanyaan Wawancara Umum
Wawancara kerja adalah tahapan penting yang akan menentukan apakah anda cocok untuk posisi administrasi atau tidak. Berikut beberapa pertanyaan umum yang sering muncul saat wawancara pada posisi ini:
“Apa pengalaman Anda dalam manajemen waktu dan multitasking?”: Jelaskan bagaimana Anda mengelola beberapa tugas sekaligus dengan baik.
“Bagaimana Anda menangani tekanan atau deadline yang ketat?”: Ceritakan strategi Anda dalam bekerja di bawah tekanan.
“Ceritakan situasi di mana Anda harus menyelesaikan masalah administratif yang kompleks.”: Berikan contoh nyata dari pengalaman kerja Anda.
- Tip: Latih jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan ini agar saat wawancara, Anda dapat menjawab dengan percaya diri dan tepat.
Dokumen Pendukung
Beberapa dokumen lain yang mungkin perlu anda persiapkan saat melamar posisi administrasi adalah sertifikat pelatihan, jika anda memiliki sertifikasi atau pelatihan tambahan seperti kursus komputer, manajemen kantor, atau bahasa asing, sertakan sebagai nilai tambah. Referensi kerja, tuliskan juga nama dan kontak referensi dari atasan atau rekan kerja anda sebelumnya yang bisa memberikan rekomendasi positif tentang kinerja anda.
- Tip: Pastikan semua dokumen tersebut terorganisir dan mudah diakses saat diperlukan.
Persiapkan Keterampilan Komunikasi yang Baik
Keterampilan komunikasi sangat penting dalam peran administrasi. Anda akan sering berhubungan dengan karyawan lain atau pihak eksternal. Latihlah diri anda dengan kemampuan komunikasi yang baik secara lisan maupun tertulis. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam menyampaikan informasi dengan jelas dan efisien, etika berkomunikasi, baik secara langsung maupun melalui email. Selanjutnya latih keterampilan mendengarkan dan instruksi dari atasan atau rekan kerja adalah hal yang sangat penting untuk kesuksesan di posisi ini.
- Tip: Latih keterampilan komunikasi Anda melalui latihan berbicara di depan umum atau dengan menulis email formal yang efektif.
Penguasaan Software Administrasi
Sebagai admin, penguasaan terhadap berbagai perangkat lunak administrasi adalah hal yang sangat penting. Beberapa aplikasi dan software yang perlu Anda kuasai antara lain Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace seperti penggunaan google docs, sheets, dan calendar, aplikasi project management lainnya untuk mengelola tugas-tugas kantor, dan email dan komunikasi digital untuk mengelola email dan tools komunikasi seperti Slack atau Microsoft Teams.
- Tip: Jika Anda belum menguasai salah satu aplikasi yang umum digunakan, luangkan waktu untuk belajar sebelum melamar.
Sikap Profesional
Hal yang tak kalah penting adalah sikap dan etika kerja yang profesional. Sebagai admin, Anda akan sering berinteraksi dengan banyak orang di dalam dan luar perusahaan. Oleh karena itu, persiapkan diri Anda dengan sikap yang ramah dan sopan, penampilan yang profesional, terutama saat menghadiri wawancara dan kemampuan menjaga kerahasiaan informasi, terutama data penting perusahaan.
- Tip: Tunjukkan sikap profesional ini sejak tahap wawancara, karena hal ini bisa menjadi poin penilaian yang penting bagi perekrut.
Melamar kerja sebagai administrasi memerlukan persiapan yang matang, mulai dari resume yang menonjol, cover letter yang kuat, hingga keterampilan teknis dan komunikasi yang baik. Dengan mempersiapkan hal-hal di atas, Anda akan lebih siap dan percaya diri dalam proses seleksi kerja. Pastikan juga untuk tetap profesional dan tunjukkan keinginan Anda untuk terus belajar dan berkembang dalam peran tersebut. (mgn1)
